教學幾個學期以來，常常有學生寫信問問題，但常常這些信件中的資訊都難以有效率傳達。有些信件沒有寫主旨(標題)、有些信則僅陳述「老師可以請你把上課 ppt 上傳教學平台嗎」，連署名都沒有，對於一學期六至七門課，超過兩三百名學生的我而言簡直是大海撈針。和不同學校的老師，甚至是日本老師提到這個情況，他們的學生也是有類似的情形，看來這是近年來普遍的現象，可能是因為即時通訊軟體的普及，造成學生預設老師知道當下的情境(但大部分都摸不著頭緒)。所以我決定來寫一篇 How To ，有效率地寫一封 email 原則如下：
原則：
- 事、物：你要表達什麼事情？是否可以在主旨中以簡要的話寫清楚
- 人：你是誰？ 對於不熟或是初次信件往來的人，可以開頭就先表達「你是誰」，必要時註明單位
- 時：有時效限制的，請先標註清楚。要約定時間的，請先給定一些候選日期或範圍
- 地：有提到地點的，請明確講清楚是在什麼地址，大型建築內的廳室編號或名稱也請註明清楚
範例一
這是一個經典的 email，也是前文提到的例子
原主旨：「老師可以請把教材上傳教學平台嗎」 修正後主旨：「關於星際探險課程上課教材上傳」
修正後的主旨精要解釋課程名稱和寄件者的要求，可以很快速地讓收件者了解重點
原內文：「如主題」 修正後內文： 「老師你好， 我是外星生物資源研究所一年級的學生徐寺今，有修你的星際探險課程， 因為今天上課教材想要回家複習，但你還尚未上傳教學平台， 是否可以請你把今天的教材上傳呢？ 感謝， 祝平安順心 寺今敬上 」
原本的內容根本沒有任何資訊，陷入了無窮迴圈之中，修改後的內文除了加上「人」的資訊，也加上了「事」的資訊，很清楚地讓收件者了解寄件者的要求。接下來的第二個範例，也是個無窮迴圈的例子：
範例二
常收到這類通知的信件，大部分的信都像上圖一樣，看完之後完全不知道內容是什麼，還要再開啟附件翻個幾頁才能知道訊息，這種信通常會進垃圾信箱中。為什麼呢？
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- 主題只寫某機關函文，沒有內容（資訊有效性）
- 通知只寫學校公布欄網頁，開了網頁還要再花時間去找到這個公布事項，找到之後發現內文跟 email 內容一模一樣，所以變成無窮迴圈（就是要你去開附件撈資訊出來）。如果要用網址，為什麼不貼上該通知的網址而要讓大家去首頁尋寶呢？
所以要怎麼改善呢？ 假設今天這份公告是行政院某機關（就假設是太空總署）函文給學校要徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫（隨便掰的，跟本信件內容無關），那這個 email 要怎麼寫呢？
原主旨：「檢轉太空總署2018年5月16日函文」 修正後主旨：「檢轉太空總署函文徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫」
原主旨只告訴收信者太空總署發文給學校，但發了什麼內容，自己慢慢到附件找！但如果把「事」的緣由，也就是半人馬座 α 星生物資源調查計畫放到主旨中，很快就能讓收件者知道這則訊息的重點是什麼。
原內文： 「檢轉太空總署 2018 年 5 月 16 日來函說明如附檔，本通知業以公告於本校首頁， 或逕至本單位網頁->最新消息 (http://www.auniversity.edu.tw/bulletin.php) 下載卓參，惠請各學院、系（所）協助轉達所屬同仁週知，敬請鑒察。 僅此 敬頌 崇祺 某單位敬啟」 修正後內文： 「檢轉太空總署 2018 年 5 月 16 日來函徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫， 徵求期限至 2018 年 6 月 30 日截止，詳細內容請參見附件， 或至下列網址下載：http://goo.gl/adfqRUca。 請有意願申請此計畫者，請聯絡本單位 M 先生 (email: myNameIsM@auniversity.edu.tw，或電話 01-2345678)。 祝 xxx (八股問候語請自行發揮） 某單位敬啟」
如果這樣改寫，是不是能夠比較有效的傳達資訊？在動輒以千甚至上萬的 email 中，透過搜尋也可以很快找到要找的資訊不是嗎？
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