有效率地使用 email 傳達資訊

教學幾個學期以來,常常有學生寫信問問題,但常常這些信件中的資訊都難以有效率傳達。有些信件沒有寫主旨(標題)、有些信則僅陳述「老師可以請你把上課 ppt 上傳教學平台嗎」,連署名都沒有,對於一學期六至七門課,超過兩三百名學生的我而言簡直是大海撈針。和不同學校的老師,甚至是日本老師提到這個情況,他們的學生也是有類似的情形,看來這是近年來普遍的現象,可能是因為即時通訊軟體的普及,造成學生預設老師知道當下的情境(但大部分都摸不著頭緒)。所以我決定來寫一篇 How To ,有效率地寫一封 email 原則如下:

原則:

  1. 事、物:你要表達什麼事情?是否可以在主旨中以簡要的話寫清楚
  2. 人:你是誰? 對於不熟或是初次信件往來的人,可以開頭就先表達「你是誰」,必要時註明單位
  3. 時:有時效限制的,請先標註清楚。要約定時間的,請先給定一些候選日期或範圍
  4. 地:有提到地點的,請明確講清楚是在什麼地址,大型建築內的廳室編號或名稱也請註明清楚

範例一

這是一個經典的 email,也是前文提到的例子

原主旨:「老師可以請把教材上傳教學平台嗎」
修正後主旨:「關於星際探險課程上課教材上傳」

修正後的主旨精要解釋課程名稱和寄件者的要求,可以很快速地讓收件者了解重點

原內文:「如主題」
修正後內文:

「老師你好,

我是外星生物資源研究所一年級的學生徐寺今,有修你的星際探險課程,
因為今天上課教材想要回家複習,但你還尚未上傳教學平台,
是否可以請你把今天的教材上傳呢?

感謝,
祝平安順心

寺今敬上
」

原本的內容根本沒有任何資訊,陷入了無窮迴圈之中,修改後的內文除了加上「人」的資訊,也加上了「事」的資訊,很清楚地讓收件者了解寄件者的要求。接下來的第二個範例,也是個無窮迴圈的例子:

範例二

screenshot.png 常收到這類通知的信件,大部分的信都像上圖一樣,看完之後完全不知道內容是什麼,還要再開啟附件翻個幾頁才能知道訊息,這種信通常會進垃圾信箱中。為什麼呢?

    1. 主題只寫某機關函文,沒有內容(資訊有效性)
    2. 通知只寫學校公布欄網頁,開了網頁還要再花時間去找到這個公布事項,找到之後發現內文跟 email 內容一模一樣,所以變成無窮迴圈(就是要你去開附件撈資訊出來)。如果要用網址,為什麼不貼上該通知的網址而要讓大家去首頁尋寶呢?

所以要怎麼改善呢? 假設今天這份公告是行政院某機關(就假設是太空總署)函文給學校要徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫(隨便掰的,跟本信件內容無關),那這個 email 要怎麼寫呢?

原主旨:「檢轉太空總署2018年5月16日函文」
修正後主旨:「檢轉太空總署函文徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫」

原主旨只告訴收信者太空總署發文給學校,但發了什麼內容,自己慢慢到附件找!但如果把「事」的緣由,也就是半人馬座 α 星生物資源調查計畫放到主旨中,很快就能讓收件者知道這則訊息的重點是什麼。

原內文:

「檢轉太空總署 2018 年 5 月 16 日來函說明如附檔,本通知業以公告於本校首頁,
或逕至本單位網頁->最新消息 (http://www.auniversity.edu.tw/bulletin.php) 下載卓參,惠請各學院、系(所)協助轉達所屬同仁週知,敬請鑒察。

  僅此 敬頌

崇祺

某單位敬啟」

修正後內文:

「檢轉太空總署 2018 年 5 月 16 日來函徵求半人馬座 α 星生物資源調查計畫,
徵求期限至 2018 年 6 月 30 日截止,詳細內容請參見附件,
或至下列網址下載:http://goo.gl/adfqRUca。
請有意願申請此計畫者,請聯絡本單位 M 先生
(email: myNameIsM@auniversity.edu.tw,或電話 01-2345678)。

祝 xxx (八股問候語請自行發揮)

某單位敬啟」

如果這樣改寫,是不是能夠比較有效的傳達資訊?在動輒以千甚至上萬的 email 中,透過搜尋也可以很快找到要找的資訊不是嗎?

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